利用者の声
治験事務改善システムの開発導入で大幅な業務時短に成功！
某公立病院 治験推進管理室マネージャー / ITコンサルタント 長池能理子さん
少子高齢化社会である日本では、さまざまな業界で深刻な人手不足が叫ばれています。そういった流れもあり、企業では個々の業務の効率化や自動化が求められる時代に。しかし、安易に効率化と言われても「何をどうすればいいのかわからない。」と悩める担当者の方も多いのではないでしょうか。
今回はエリアマイスターに『業務改善』でのご相談をいただき、業務設計から業務改善ツールの開発・導入をしたことによって大幅な業務の時短に成功した、某公立病院のご担当者さまと実際に業務改善に携わったワーカーの両者をインタビューいたしました！
毎月２日かかっていた業務が１５分に！仕事の精度としても導入して良かったです。
某公立病院 治験推進管理室マネージャー
【ご依頼いただいた業務】
治験事務の業務改善から独自業務改善ツールの開発導入
業務改善を相談しようと考えたキッカケを教えてください
今まで手作業で入力をしていた業務だったんですが、毎月かなり時間がかかっていて、もっと業務を効率化したいと思いエリアマイスターに業務改善とその後の、独自システムの開発を依頼しました。
パソコンで入力しているからといって、 コンピューター化出来ていると言うのは大きな間違いで、 今まで紙で管理していたものがパソコン入力に変わっただけなんですよね。なので、業務改善の必要性はずっと感じていましたが、 こうすればいいという案はあるけれど、実際に自分たちで実装するための時間がないのと開発言語にそれほど詳しくないので、そこを補ってもらおうというのがキッカケです。
実際に改善ツールを導入してみてどう変化しましたか？
毎月、2日間かかっていた業務が改善システムの導入後は15分になりました。これは大きな違いですよね。
今まではひとつひとつ手入力していたデータを、さらに間還いがないかのチェックし、コピペで一覧表を作成する一連の作業を を手作業で行っていました。それが全て自動化できたのは良かったです。
今までのやり方でも、時間はかかるが何とかなっていたのですが、それだと出来る人間が限られてくる。誰が使っても同じように出来る、仕事の精度としても導入して良かったと思います。
他社ではなくエリアマイスターを選んだ理由を教えてください
プロトタイプ(※)での対応が出来ることが他社との違いだと思います。使う人のイメージに合わせて、後からどんどん改善していけるのはありがたいです。ちょっとした変更や要望に応用が利くことが特徴ですね。
また、大きい組織なので大掛かりなシステムを簡単に導入出来なかったのですが、すでにPCに搭載されているツールを利用することにより、人の作業をメニュー化した独自のシステムを速入出来るのも魅力のひとつでした。
※プロトタイプとは、システム開発手法のひとつで、試作版や簡易版を提供し、ユーザとの認識のズレを少なくするための開発手法です。
・発注前にお客様がすべての情報を資料化していただかなくとも、いただいた情報をもとに弊社で資料化し、要件確定をいたします。
・簡易版のご提供にて、使用感、機能の問題点をお伺いし、より良いシステムにしていきます。
・使ってみて初めて気づく問題点であっても、ご対応の範囲としており、満足度を高めていただけます。
・小規模なシステム開発に向いている手法です。
ワーカーの印象を教えてください
理解力があるなと思いました。打ち合わせで話しているときに、こちらの意見を理解しようとしている姿勢が感じられるのと、話しながらその時点である程度の改善ベースのイメージが出来ているんだろうなと思います。
お仕事を依頼して感じた不便な点や改善点などあれば教えてください
常駐していないことで不便を感じたことはありませんでした。基本的にメールでのやりとりでも十分だったと思います。
ただ今回は私がシステム開発に対して多少の知識・経験があったことから、依頼者と開発の間で通訳的な介在が出来ましたが、 これが違う立場の人間だったらもう少し違っただろうなと思います。
長年のSEとしての経験からITコンサルタントとして活躍するママワーカー
フリーランス ITコンサルタント/システムエンジニア 長池 能理子さん
小学3年生と小学校2年生の男の子2人のママ。大学生の頃にホームページ制作のアルバイトをしていた時にシステムエンジニアを目指す。新卒でシステム会社に入社してSEとして15年勤務するも、時短勤務の解除により退職。その後、フリーランスとして開業し5年目、ITコンサルタントとして業務改善やシステムの開発を請け負う。
お仕事の内容を教えてください
業務改善と業務改善ツールの開発・導入です。
業務改善からアプローチをかけていくので、最初に業務のフローを全てお伺いし確認します。その時点での業務改善もご提案させていただき、全体の流れを整えてから業務改善ツールを開発していきます。
その先は、「もっとこんな風できないか？」と問題提起をいただいて、一度お打ち合わせに伺います。実際にシステムを触りながら現場のリアルな声を聞きだし、その場である程度のご提案をさせていただきます。制約や条件などもありますので、先方に確認しながら改善方法を探るようにしていますね。
どのようにやりとりをしているか教えてください
実際に先方にお伺いして直接お話しをするのは、打ち合わせ・見積り提示・納品の3回だけです。直接出向く回数はできるだけ減らして、基本的に遠隔で対応させていただくようお願いしていますね。
その他のちょっとした確認やご依頼は全てメールで済ませるようにしています。急ぎの確認の場合は「メールを送ったのでご確認お願いします。」と電話で一声かけるように心がけています。
必ずシステムの構成図を最初に作成するのですが、作っていくなかで必ず疑問点が出てくるので「ここはどうして必要なのか？」とか「この認識であっているか？」などの疑問を一覧にまとめて確認をします。ひとつひとつ確認するよりも、まとめた方が効率よく進められるので。
実際にお仕事を受けた印象を教えてください
何度も同じクライアントと関わらせていただいていると、だいだい先方のお仕事の流れが分かるようになってきたので相談を受けている段階で「こういうことかな」とか「こことここが繋がるんだな」と潜在的な問題点や関連する業務との繋がりを予測できるようになってきました。業務上制約や縛りの多いお仕事なので、引き続き同じワーカーへ依頼する必要性があるんだと感じました。
最近は大掛かりなシステムの開発はあまりしない傾向になってきています。すぐに業務内容が変わったりするなかで、なかなか高額な費用をかけてシステムをつくるのが難しいと考える企業が多いんですよね。できるだけ自社で対応出来るようにしたい、という思いから簡易的なシステムの導入の需要が高まっているのかなと思います。
お仕事で困ったことはありましたか？
ひとつのシステムを作り上げるのに最低でも2カ月ほどかかるのですが、その間にデータや業務内容に変更があったりすると導入時のテストで想定外の結果となったこともありました。
システムの納品の際は、トラブルが起きる可能性を考慮し、1日予定を開けた状態で納品に伺うようにしています。
お仕事で心がけていることや気を付けていることを教えてください
打ち合わせ段階で絶対に合意をとるようにしています。「ここはこういう認識でいいですか」と確認することで、なるべる後からの修正を減らせるようにしています。最初の時点で認識の違いを埋めておくことは重要だと思います。
あとは、自分でも先駆けて気づけるようにしています。システム作っている段階で「もしからしたらこうかもしれない」と問題点を感じたら、途中でも必ず確認をいれるようにしています。早い段階での修正のほうが影響範囲が少なく済みますので、出来る限り考えられる可能性を自分でも意識するようにしていますね。
利用者とワーカーをインタビューしてみて
大きな組織だからこそ制約や条件があり業務改善が困難な場合でも、独自の簡易システムの開発・導入によって一部の部署や業務内だけでの改善が可能に。組織としてでなく使い手とワーカーが対で作り上げるからこそ、現場のリアルな声をくみ取り配慮をしたシステムの開発に成功しました。何度も改善を重ねるごとにお互いの信頼度や理解度があがり、より良いものを作り上げることが出来るのはエリアマイスターならではのお仕事だと感じました。
エリアマイスターでは、ちょっとしたスポットでのお仕事の依頼、業務全体の見直しから業務改善をした後のアウトソーシング（作業の部分）もエリアマイスターでお受けすることができます！
"人手不足”を主婦のチカラで解決！システムエンジニア・WEB・経理など様々なスキルを持った専門スキルを持ったチームで業務をサポートいたします。「人手不足で困っている」「どんなことがお願いできるのかわからない」「業務の細分化が難しい」そんな時は無料相談をご利用ください！
