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2025.02.20
業務改善ツールの導入で劇的変化！作業苦から解放された・・・！担当者にインタビュー
エリアマイスターの新しい取り組みである『Excel・Googleスプレッドシート友の会』。
業務改善コンサルタントの長池さんを中心に、集まった有志メンバーが実践的に学びながら、実際に現場で使えるスキルをどんどん吸収していっています。
わざわざ新しいシステムを入れる程ではない、でもその作業は正直しんどい・・・
第一回のお題は、エリアマイスター内の課題を解決するツールを作成するワークショップを行いました。
そのツールによって「劇的に業務が楽になった！あの作業しないとな・・・と先延ばしにしがちだった気持ちから解放された！」と、とても喜んでいるエリアマイスター事務局の藤本さんに、どのような業務改善が実現したのかお聞きしました。
課題：増え続けるワーカーへの個別フィードバック送信業務
藤本さんは、エリアマイスターでワーカーさんたちのフォロー業務全般を担当しています。毎月のフィードバック業務には、以下のような手順と課題がありました。
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- ワーカーさんからGoogleフォームで毎月フィードバックを受け取る
- 受け取ったフィードバックをスプレッドシートに転記（ここまでは自動）
- 事務局と代表が内容を確認
- 各ワーカーの個別のツール（Chatwork、メッセンジャー、メール）に返信
「この作業には小さな課題が散らばっていました。ワーカーさんごとに使用しているコミュニケーションツールが異なり、誰がどのツールを使っているか把握しておく必要がありました。また、フィードバック一覧と返信するツールが別々なため、複数の画面を同時に開かなければならず、小さな労力が積み重なって大きな負担になっていたんです。でもワーカーさんには早くフィードバックを返してあげたいし・・・」
当時は30件程度のフィードバック作業でしたが、今後ワーカー数が増加すると対応がもっと困難になると藤本さんは実感していました。
実際の業務改善の現場さながらの ヒアリングから納品までの流れ
ワークショップでは、実際の業務改善プロジェクトのように、ヒアリングから納品までの一連の流れを体験しました。
1回目：ヒアリング
藤本さんから現状の課題と要望の共有：
「今困っていることは、フィードバック送信の手間です。Googleフォームを使っているので、Google内で完結することが理想ですが、出来る限り手動作業が減るなら、形式は問いません。」
メンバーからは、要件定義のための質問：
- 必ず入れてほしい操作は？
- 一番理想の流れは？
- 使う人は何人？
これらの質問を通じて、藤本さんのニーズをより深く理解し、最適な方法を見つけるための共通認識ができました。
長池さんよりみなさんへ開発のヒントと、GAS（Googleが提供する各種サービスの自動化／連携を行うためのローコード開発）について詳しいメンバーから、情報やノウハウの提供がありました。こういうところが、クローズドで有志の勉強会ならではです。
2回目：中間報告 作ったものを見せ合おう
メンバーが試行錯誤しながら作ってみたツールを見せ合う第2回では、それぞれの工夫を共有し、長池さんからちょっと止まってしまった箇所や修正についてのアドバイスがありました。
3回目：プレゼン
立候補者による藤本さんへのプレゼンが行われました。メンバーのプレゼンを見て、ユーザー側の目線や喜ばれる点をリアルに経験できる場になりました。
実装・納品
プレゼンをしてくださったメンバーの中から、最優秀賞を選出。
実際にエリアマイスター内で使用するべく、設定を行い、マニュアルをつけて、納品されました。
実際の解決策：Googleスプレッドシートと自動送信機能の導入
ヒアリングと開発プロセスを経て生まれたのは、Googleスプレッドシートを活用したメール自動送信ツールでした。
このツールによって、藤本さんの業務は劇的に改善されたそうです。
「今までは、一人ずつ手作業で送信していたフィードバックを、同じシートに文章として入力しておけるようになりました。そして、ボタンを一つクリックするだけで、自動でメールが送信されるようになったんです！これにはとても感激でした！これで作業時間が大幅に短縮されました。」
具体的には、以下のような改善が実現しました。
- フィードバック内容の一元管理
- ワンクリック送信
- 大幅な時間短縮
導入後の効果と感想
このフィードバック送信ツール導入後、業務効率化の効果を強く実感していると話す藤本さん。
「以前は送信作業だけで多くの時間を使っていましたが、ツールのおかげで本当に時間を有効活用できるようになりました。ワーカーさんへのフィードバック業務がスムーズになったことで、せっかくのワーカーさんとのコミュニケーション機会なのに、作業の煩雑さのせいで感じていた億劫さがなくなり、他の業務にすぐ移れる、時間を有効活用できるようになりました。」
気が重い・つい後回しにしがちな作業から解放された
この『Excel・Googleスプレッドシート友の会』で実現したツール開発を通じて、藤本さんは業務効率化の可能性を改めて感じたそうです。
『ちょっとした作業だけど、気が重い…と感じている方や、手作業が多いけど間違えたら大変なことになるというプレッシャーに悩んでいる人にこの感動を届けたい！』と藤本さんは話してくれました。
エリアマイスターの「Excel・スプシ友の会」では、このような業務改善に役立つスキルを共有するワークショップを継続的に開催しており、参加者全員がスキルを向上させ、実践的な経験を積むことで、業務改善の一翼を担うことを目指しています。
正式リリースに向けて準備中
今後、モニター募集を経て、実際のサービスとしてご提供できるように、リリースの準備を進めてまいります。
✓ＤＸ化を進めたはずが、実際の現場で上手く回っていない
✓システムに振り回されて、システムに合わせるための作業が増えた
✓部下や社員にクリエイティブな仕事をお願いしたいのに、ルーティン作業に手を取られている
こんなお悩みのある方は、まずはお気軽にご相談ください。
お問合せ内容に『作業効率化ツール相談希望』と書いていただけましたら、担当よりご連絡させていただきます！
この記事を書いたエリアマイスター
