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2024.09.28
Googleスプレッドシートでメール送信を自動化！夏の陣ワークショップレポート【EXCEL・スプシ友の会】
エリアマイスターEXCEL・スプシでツール友の会では、業務改善に役立つスキルを共有するワークショップを開催しています。今回の「夏の陣」では、Googleスプレッドシートを使ったメール送信の自動化にチャレンジしました。参加者の皆さんの熱意と工夫が光る、充実したセッションとなりました。
第２回目 ワークショップ
夏の陣２回目のワークショップは、事前のチャットで集まっていた質問への回答・制作物の中間報告・意見交換の場でした。
調べながら作ったけど、合っているのかよく分からない。作ってはみたものの、なぜか動かなない。
というリアルな声がありました。
システムエンジニアの長池が作ってみた制作物を見せながら、基礎的な事や小技の解説、質問にもお答えしました。
スプレッドシートの効率的な設定
名前付き範囲の活用
ワークショップでは、スプレッドシートの「名前付き範囲」機能を活用することを提案しました。この機能を使うことで、プログラム内で参照する部分を明確に定義でき、セルの移動や行の追加があっても、プログラムを変更する必要がなくなります。
GASプログラミングの基礎
初めてプログラミングに挑戦する方もいるので、よく使う基礎的な構文を理解できるように解説をしました。
ループ処理の実装
データ処理にはforループが推奨されました。以下は基本的な構文例です：
for (let i = 1; i < data.length; i++) {
// 繰り返し処理
}デバッグの重要性
プログラムの動作確認には、ブレークポイントを設定してデバッグ実行を行うことが効果的です。変数の中身や条件分岐を確認することで、エラーの早期発見につながります。
AIを活用したプログラミング
参加者の中には、AIツールを使ってプログラミングに挑戦した方もいました。AIに指示を出す際は、全ての情報を一度に提供し、見出しを付けながら条件を明確にすることで、より適切なコードを生成できることが分かりました。
みんなが使っているAI
Perplexity.AI
ChatGPT (無料版)
- 2021年9月までのデータに基づいて回答を生成
- GPT-3.5モデルを使用
- 1日あたりの利用回数に制限あり (約4,000回/日)
- 基本的なチャット機能のみ提供
- ウェブブラウジング機能なし
- 画像生成・認識機能なし
共通点
- 自然な対話形式でAIとやりとりが可能
- 多様な話題や質問に対応可能
- 無料で利用できる基本機能を提供
Perplexity.AIは最新情報へのアクセスと情報源の透明性に優れる一方、ChatGPTは大規模言語モデルを活用した柔軟な文章生成に強みがあります。利用目的や必要な機能に応じて選択していきたいですね。
第３回目 ワークショップ
夏の陣３回目のワークショップは、成果物プレゼン・参加者からの感想や困った事のシェアを行いました。
実践的な改善提案
参加者のFさんからのプレゼンは素晴らしい内容でした！
なるほど～！！とうなる工夫がいっぱいで、特にユーザ目線に立った工夫が素晴らしかったです。
GAS稼働用シートの作成
フォームデータを直接操作するのではなく、GAS稼働用の別シートを作成し、必要なデータをコピーする方法が提案されました。これにより、元データの整合性を保ちつつ、使いやすいデータ構造を実現しました。
ユーザーインターフェースの工夫
GAS稼働用の別シート構成で、「送信可否」や「FB」の列を左にしたことで、入力する作業者にとってとても使いやすいと好評でした。
ユーザーの操作タイミングに合わせた工夫
タスクバーに「送信」タブを追加し、ユーザーが任意のタイミングでスクリプトを実行できるようにする工夫が紹介されました。これにより、自動化と柔軟性を両立させることができます。
参加者の成果と学び
ワークショップの最終日には、参加者による成果物のプレゼンテーションが行われました。使い手目線に立った入力フォームの設計や、IMPORTRANGE関数を使ったデータコピーなど、実用的な工夫が多く見られました。
まとめ
今回のワークショップを通じて、参加者の皆さんは大きなスキルアップを果たしました。GASやプログラミングの基礎を学び、AIツールの活用方法を知り、実際の業務改善につながるツールを作成することができました。このような実践的な学びの場は、業務効率化のアイデアを共有し、新しいスキルを獲得する貴重な機会となっています。
秋の陣 予告
＜2024秋の陣＞は、9月～10月の開催です！
テーマの概要
EXCEL VBAでマクロを作ります！
ワーカーさん支払情報（CSV）から、振込用データ（EXCEL）を作りますよ～！
EXCEL・Googleスプレッドシート友の会 過去記事はこちら
「EXCEL・Googleスプレッドシートでツール制作友の会」・・・長いので「EXCEL・スプシでツール友の会」や「EXCEL・スプシの会」等とも言っています。
参加について
これまでエリアマイスター登録相談会に参加いただいた皆様には、招待をお送りしていますので、興味がある方はぜひご参加下さい！
相談会に参加されたことはない・会員未登録の方はご参加いただけませんが、この機会に、相談会の参加＆会員登録をご検討ください。
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