ブログ
スタッフブログ
2025.08.07
丸1日作業→ボタン1つに！毎月の作業報告書更新をフォーマット統一＆自動化！地味に重かった毎月の負担から解放
こんにちは！エリアマイスター事務局です。
今回は、2024年10月からスタートした【晩秋の陣】ワークショップで、事務局側が抱えていた毎月の業務のモヤモヤが、メンバーの手によって見事に“スッキリ”解決された取り組みを、事務局目線でレポートさせていただきます！
「月次報告のシートづくりが地味に大変…」そんな悩みからスタート！
定例業務を担ってくれているワーカーさんからの月次報告には、Googleスプレッドシートを使っています。
これは、私たち事務局が内容をチェックするだけでなく、クライアントへの報告書も兼ねた重要なツールです。
ところが、このスプレッドシート、毎月分のシートをコピー＆作成する作業が地味に大変…。
しかも、事務代行用とWebパートナー用でフォーマットも異なり、管理も一苦労。
スプレッドシートの操作に不慣れなワーカーさんも意外と多く、フォーマットが崩れてしまったり、関数が消えてしまっていたりと、その修正にも時間を使うこともしばしばでした。（月途中でも、関数が正しく表示されない等の問い合わせも地味に多いのです）
「もっと効率よくできないかな？」「そもそも、ワーカーさんにとってもクライアントさんにとっても、このツールでよいの？」と、もやもやしていました。
そんな中で、今回の【晩秋の陣】のテーマとして、この「月次報告フォーマット改善」をメンバーのみなさんに相談させていただくことに。
現場感のあるヒアリングで、使い手の気持ちを“見える化”
第1回目のワークショップでは、フォーマットの使い方や、実際の作業の流れをお伝えし、1時間以上も質疑応答の時間を取りました。
「確認するのは誰？」「いつ“確定”すればいいの？」「URLが毎月変わるのが大変…」など、普段使っているからこそのリアルな悩みを共有。
また、経理視点で「この項目が必要」「請求書発行との兼ね合い」などの細かい点も、後半のワークでしっかり意見交換できたことが、最終的な完成度に大きくつながったと感じています。
試作→改善→試作！それぞれのアイデアが光る中間報告
第2回では、3名の方が試作品をプレゼン。
メール送信の自動化や、合計時間の自動表示、非表示機能の活用など、「おお〜！これ、実現できるんだ！」という驚きがたくさん！
「作業者が使いやすいように」「初めての人でも使えるように」など、細やかな配慮が詰まったアイデアがどんどん出てきて、チーム全体でブラッシュアップしていく様子は本当に頼もしかったです。
最終回プレゼンで、”正式発注”へ！
第3回の最終回では、2名の方がプレゼンを実施。
その中の1名に、エリアマイスターの内部案件として正式に業務依頼をすることが決定しました！
作業者視点・事務局視点・お客様視点のすべてを網羅した、実用性の高いフォーマットに仕上げてくださり、経理チェックもスムーズに。
さらに、GASを使ったアラート機能などの追加提案もあり、納品後の微修正対応も含めて、本当に助かりました！
業務改善は、仲間と学ぶと楽しい！
今回の晩秋の陣を通して強く感じたのは、「一人で抱えていたら気づけなかったこと」がたくさんあるということ。
ワーカーさんの立場だからこそ見える課題。
事務職経験があるからこそ生まれる工夫。
そして、「私でもできるかも！」と思える学びの場があること。
これは、講師としてフォローしてくださる長池さんの存在があってこそ。
最後に：業務改善って、実はクリエイティブ！
地道で地味に見える業務改善。
でも、「どうしたらもっとよくなるかな？」と考えて、実行していく過程は、とてもクリエイティブで面白いものです。
今回の改善で、月末の、時間がかかるわりに後回しにできないプレッシャーがかかっていた業務がラクになるだけでなく、ワーカーさん自身の日々の報告もスムーズになり、何より「気持ちよく仕事ができる」環境が整いました。
晩秋の陣のメンバーのみなさん、本当にありがとうございました！
💡 お知らせ
「EXCEL・スプシ友の会」では、業務改善コンサルタントの長池さんを中心に、これからも現場のリアルに即した業務改善をテーマに取り組んでいきます。
IT業務改善を仕事にしたい方、自分のスキルを活かしたい方も、ぜひ参加してみてくださいね！
業務改善ツールの導入で劇的変化！作業の煩雑さから解放された・・・！担当者にインタビュー
Googleスプレッドシートでメール送信を自動化！
正式リリースに向けて準備中
今後、モニター募集を経て、実際のサービスとしてご提供できるように、リリースの準備を進めてまいります。
✓ＤＸ化を進めたはずが、実際の現場で上手く回っていない
✓システムに振り回されて、システムに合わせるための作業が増えた
✓部下や社員にクリエイティブな仕事をお願いしたいのに、ルーティン作業に手を取られている
こんなお悩みのある方は、まずはお気軽にご相談ください。
お問合せ内容に『作業効率化ツール相談希望』と書いていただけましたら、担当よりご連絡させていただきます！
