利用者の声
「もっとこうできたら」をカタチに！kintone活用で理想の会員システムを構築
一般財団法人 日本熊森協会｜事務局長 森 菜々様
「このパソコンが壊れたら、すべての会員情報が消えてしまうかもしれない」そんな不安から、古い会員管理システムの見直しを検討されていた一般財団法人 日本熊森協会様。
求める機能を満たす既存サービスがなかなか見つからず悩まれていた時に出会ったエリアマイスター。
今回は、導入の決め手やシステム構築までのサポート、実際に使ってみて感じた変化や感想についてお話を伺いました。
安心して会員情報を管理できるようになりました！
一般財団法人 日本熊森協会｜事務局長 森 菜々様
日本熊森協会は、ツキノワグマなどの野生動物と人間が共生できる社会を目指して活動する自然保護団体です。全国で奥山の自然林再生や放置人工林の復元、クマの保護と里山への出没対策などに取り組んでいます。また、自然の大切さを伝える環境教育や政策提言も行い、生態系の回復と持続可能な地域づくりを推進しています。
新規システム構築のきっかけについて教えてください。
日本熊森協会では現在、20,000人以上の方が会員登録をしています。
その膨大な会員情報を、これまで約十年程前に導入した古い会員システムを使って管理をしていました。個人情報を取り扱うということで、ネットワークからは完全に切り離した状態の専用のパソコンを使って管理をしていたんです。
しかし、その専用パソコンはネットに接続していない上、Windowsおよびブラウザのサポート期限がすでに切れていたことなどから更新やバックアップもできず「このパソコンに何かあったら、情報が全て無くなってしまう」という不安を持つようになりました。
また導入当時よりも会員数も増えたこと、システムを構築したスタッフが既に在籍していないこともあり、新たな会員管理システムへの移行を考えるようになりました。
エリアマイスターへご依頼いただいた、きっかけについて教えてください。
最初は会員管理ができる既存サービスの利用を検討していたんですが、会員管理と入金管理の両方を私たちが求めている形で管理できるサービスが無く、一度無料相談もしてみたのですが「私たちがやりたいことがこのシステムではできないな」という話になりました。
そこで既存のサービスではなく何か独自でシステムを構築する方法はないかとなった時に、そういった領域に詳しい企業との繋がりがあまり無く、ネットで調べてみたもののなかなか見つからず難航していました。
そんなときに当会の役員のつながりで、エリアマイスターとご縁のある方がいらっしゃったのでご紹介していただくという形がエリアマイスターへ依頼したきっかけです。
システム導入前に抱えていた課題について教えてください。
私たちが会員管理システムで取り扱いたかったのが、会員様の電話番号や住所などの個人情報と会費の入金状況です。
会報の発送作業があるので、それらの情報をもとに「発送のリスト出しをしたい」というのが要望としてありました。そのために会員ひとりずつの会報の発送を希望されているのかどうかも項目として細かく設定をする必要がありましたが、どのようなツールを使えばすれば理想の形で管理できるのかが自分達では判断ができませんでした。
そこでエリアマイスターにご相談して、私たちが「会員情報から拾いたい情報」とその情報を元に「どういったことをしたいのか」「現状どのようにして管理しているのか」をヒアリングいただいて、一元管理する方法をご提案いただきました。
元々当会で導入している寄付・ 会費決済サービス『コングラント』を応用した管理方法と、新たに『kintone（キントーン）』を使用したシステムの構築と、二案を比較して選べるようにご提案いただけたのがすごく良かったです。
具体的に改善された点はありますか？
当会では会費の他にも、寄付の受け付けもしています。寄付の中には『クマなど大型野生動物の保護事業』『動物の棲める森の再生事業』それぞれの寄付と、さらには期間限定でプロジェクト的に立ち上がる寄付もあるので、入金情報ごとにどの項目での寄付なのかも情報として蓄積していきたいと考えていました。
以前の管理システムでは、新たに寄付の項目を増やすということが難しかったのですが、今回制作いただいたシステムでは、私たちの今後の活動が広がった時にもすぐに項目を追加できるようになったのでありがたかったです。
運用面で導入して良かったと感じたことはありますか？
一番大きく変わったことは、オンライン上で情報が確認できるようになったことです。以前は、会員情報の入っているパソコンを開かなければ見れなかったので、事務のスタッフに「この情報どうなっていますか？」と確認をしなければいけなかったところが、自分達でオンライン上で確認できるようになったことで、グッと効率化されたなと感じてます。
kintoneではログインユーザーごとに閲覧できる箇所や編集の有無を権限設定ができるので、管理する側としてもかなり安心できます。
エリアマイスターのサポート面の満足度はいかがでしょうか。
恐らく大手のサービスとかだと不明点があって問い合わせても、一旦サポートセンターにまわされて連絡待ちになることも多いかと思うんですが、直接技術者の方も交えてお話しをさせてもらえたので助かりました。
特に運用開始1〜2ヵ月は「これをもっとこうしたい」「ここをもうちょっと変えたい」など、実際に運用し始めて気づく部分もあったので、そういった改善点をスムーズに直接相談できたのが良かったですね。
エリアマイスターを利用してみて良かった点を教えてください。
こちらの要望に合わせて形で提案をしてもらえたのが、やっぱり一番良かったポイントですね。他社のサービスだとある程度パッケージ化された中から、オプションで組み合わせていくような形が多いのではと思います。
だけどエリアマイスターは最初に目的をヒアリングをしてもらった上で、どんなツールを使って運用していくかの段階から相談に乗ってもらえたので、私たちの要望をしっかりくみ取ってもらえました。
最後に、エリアマイスターを利用した感想を教えてください。
私自身も現在まさに子育て世代で、子どもを育てながら働くママでもあります。エリアマイスターでは子育て中の方も多く活躍されているので、同じ目線の方たちがやっているんだなと思うと、どこか親近感がありました。
実際にワーカーさんとの打ち合わせでも「子どもが熱を出したので、オンラインに変更してください」といった相談があり「あるあるですよね」と共感し合う場面がありました。身近な存在としてこちらとしても、すごく接しやすかったです。
まとめ
今回は、情報管理の不安や業務の煩雑さを、kintoneを活用したオリジナルシステムで解決された日本熊森協会の事例をご紹介しました。エリアマイスターでは、ヒアリングをもとに業務にフィットしたシステム構築をご提案しています。
「既存のツールでは理想の運用ができない」「もっと柔軟に管理したい」そんなお悩みも、私たちが一緒にカタチにします。
まずはお気軽に無料相談をご利用ください！
