【2024晩秋の陣】のテーマ：定例業務ワーカーさんの月次作業報告 Googleスプレッドシートのフォーマット改善

2024年10月下旬から11月にかけて、＜晩秋の陣＞のワークショップが開催されました。
エリアマイスター　ワーカー担当：藤本さんよりいただきました、ご要望。

業務のお困り事

定例業務をしているワーカーさんからの月次報告に、Googleスプレッドシートを使っています。
お客様への報告書も兼ねています。
該当月用のシートを作る手間があり、効率化したい！
そもそもツール、フォーマットもこれでよいのか相談したい！

普段の業務内容

現在使用中のフォーマットは2種類

基本時間は決まっていない「事務代行ワーカー用」と、毎月の基本時間が決まっている「Webパートナー用」。
フォーマットはそれぞれ作られた経緯もあり、異なる２種類。

このスプシを使う人は？

１．日々の作業時間を登録するのは、ワーカーさん。
２．確認したり、翌月分のシートを作成するのは、エリアマイスター事務局（ワーカー担当）。
３．報告を受けるのは、お客様。（請求書にURLを貼って共有。）

第１回目　ワークショップ　【キックオフ・ヒアリング・意見交換！】

エリアマイスター事務局（ワーカー担当）藤本さんより、現在のフォーマットや作業内容をご説明いただきました。

今回は作業説明は軽く終わらせ、1時間以上の質疑応答のお時間を取ることができました。
夏の陣、秋の陣を経ての「３クール目」で慣れてきたようで、ヒアリングが大盛り上がりでした！
皆さん活発に、たくさんの質問やアイデアが出てきました！ありがとうございました～！！

要件確認とヒアリング

今回のテーマは業務内容として比較的身近な内容だったのですが、「使う人・見る人が複数の立場である」「最適化を考えてほしい」が難しくさせるポイントでした。
実業務をされる方の作業手順をしっかり確認し、目的も分かると業務への理解度が深まりますね。ハテナを消していく時間でした。

• 入力中・確定のタイミング
• 基本時間が決まっているWebパートナーの詳細な条件確認（繰越時間・超過時間）
• 一つの案件に複数人のワーカーが入る場合があるか（今、最大3人）
• シートロックをかけるタイミング

他ツールの可能性の確認

• 初めての人がベタ打ちできるレベルが良い
• アカウント作成が必要だと難しい

自動化・最適化したいが、譲れないポイントも。

• 月末締めで「確定」を早く終わらせてほしい。「確定」した後、請求書発行が必要なため。
• 入力した時に、今月何時間使っているか、を把握できるようにしたい。
• URLが毎月変わらないほうが良い。

方針

• Googleスプレッドシート＆GAS（Google Apps Script）
• 一覧表と単票を作る。
• 入力は一覧で。合計欄等の情報は必要。
• その他、自由に試行錯誤をしてみましょう！

第２回目　ワークショップ　【制作状況中間報告・意見交換】

第2回目では、エリアマイスター事務局　経理担当　森さんも参加いただき、経理目線からのコメントもいただきました。
3名の方が制作状況中間報告をしてくださいました！
この友の会で学んだGASのトリガーを利用した、メール送信機能などをご提案くださり、素晴らしい内容でした！
その後も皆さんの途中経過がどんどん出てきて、「これだと○○になってしまう」「○○だとどうでしょうか？」等とたくさんの意見交換ができました。

追加要件

• 訪問・経費・経費内容の項目は一覧に必要。非表示ができれば良い。

自分のアイデアを大切に！

考え方、構造は3者3様でした！
それぞれをブラッシュアップして作っていくこととなりました！

第３回目　ワークショップ　【提案・プレゼン】

第３回目が、この＜晩秋の陣＞の最終回。
２名の方が最終プレゼンに立候補いただけました！ありがとうございました～！

ご自身の事務経験を踏まえて、アイデアを詰め込んだ！

今回の＜晩秋の陣＞の内容は「AIに奪われない部分」であり、良い学びの会でした。
業務を分解し、詳しく掘り起こしながら、スプレッドシートをどのような構造にするか、項目の並び、集計の位置、処理を一人ずつが考え出しました。
作業者が使いやすいようなチェック、視覚への配慮、メールでアラート機能を付けてくださったり、と皆さんの経験からの配慮が盛りだくさんでした。

2024年ラストのセッション。成長を振り返り。

7月下旬から始まった「EXCEL・スプシ友の会」で、たった4ヶ月。3テーマを乗り越えました！
「自分で使う側だったらどうだろう」という視点がある、事務職経験があるメンバーだからこそ、すごい伸びをみせてくれました。

これから「IT業務改善を仕事にしていきたい」と心が決まりました！との決意を表明してくださるメンバーも。

そして、一人ずつの発言は、他の誰かの行動のきっかけになっています。

・こんな事ができるんだ！と初めて見た時は衝撃的だった。
・自分の仕事にも活かして改善をしてみた。
・こうしたらよいのでは？と、ひらめきが出てきた。
・他の方の勉強方法を知って私も取り入れた。
・私でもできそう、という感覚を持てたのがすごい。
・ChatGPTを知って、プログラミング初心者だった自分が作れるようになった！

最終的には、お一人のワーカーさんに、お仕事としてご依頼しました。

エリアマイスター運営の業務改善については、内部案件として正式にお仕事として、1名のワーカーさんにご依頼しています。
もちろん、長池のフォロー付きです。
微修正のご依頼をさせていただきましたが、進め方をアドバイスし、無事に納品。

エリアマイスター初仕事だったワーカーさんのデビュー作品となりました！おめでとうございます！

　【2025新春の陣】ChatWorkの予約送信をGoogleスプレッドシート＆GASでやってみよう！

今回は、お題はチャットで公開し、1月開催時に皆様からの制作発表をしていただきます。

テーマ

ChatWorkの予約送信機能がついに付きました！ですが、有料プランの方のみ。 無料プランをお使いの方も多いと聞きました。

Googleスプレッドシート＆GASを利用して、ChatWorkの予約送信機能を作ってみませんか？

ChatWorkには「Chatwork API Token」というサービスがあり、外部プログラムでチャットにメッセージを送ることができます。
ググったり、生成AIに聞きながら、自由研究してみましょう！

【エリアマイスター　EXCEL・スプシでツール友の会】（以下、EXCEL・スプシ友の会）

業務改善コンサルタントから学ぶ！事務職のためのEXCEL・スプレッドシートで初めての業務改善セミナー #フリーランス勉強会

「EXCEL・スプシ友の会」でやっていることをヒントに、
業務改善のお仕事のエッセンスをギュギュッと詰め込んだ内容になっています！
お題も新たに用意しておりますので、どなたでもご参加いただけます。
ご興味ある方はぜひご参加ください～！

日時：2025年1月17日(金)10:00～12:00　（オンライン）

講師：業務改善ITコンサルタント・SE　長池　能理子

業務改善コンサルタントから学ぶ！事務職のためのEXCEL・スプレッドシートで初めての業務改善セミナー #フリーランス勉強会

 

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